せっかく作ったのに

20160622せっかく作ったのに

市役所の議会棟の中には、議員が執務や来客対応を行う議員控室があります。そこには毎日大量の印刷物が届けられます。各局のビジョンや事業計画をまとめた冊子や報告書、報道発表資料から訃報も紙で配られます。さらに市民へ配布する広報物は出来たものから全部配られますし、その他外部からセミナーや勉強会、市民活動の案内なども届けられます。
中には厚さ10センチ×3冊、といったものもあります。一番ボリュームが凄かったリニアの環境影響評価資料で段ボール箱1つ分ありました。(これも各控室に配られたんですよ~)

・・という事で放っておくと控室が印刷物で埋まります。
昔は急ぎのものだけ処理して、あとは仕分けだけして机に積んでいました。
しかしそれでだと処理するよりも届く紙の量の方が多くて、山は低くなるどころか高くなる一方でした。

そのため、現在は「来た順番にその場で目を通してその場で処理する」ことにしています。
その際に必要な情報であれば、データで公開されていないか調べてダウンロードする、ネットに無いものはスキャンしてデータ化するように運用を変えたのです。

机の上にどーんと乗っている書類を上から順番にバババーと見て、Sw子さんやNi子さんと「これデータ探して」「データ載ってないです」「じゃスキャンして保存して!」というやり取りをしております。
そして不要になった厚さ数十センチの書類も即日処理して紙はリサイクルボックスへ廃棄しております。その方が仕事の効率は上がりましたし、机回りもすっきりして仕事が捗ります。良いこと尽くしです。

が、良いことばかりではなかったのです。部屋の外のリサイクルボックスに廃棄された資料を見た職員さんが「せっかく作ったのに・・・」とつぶやいていたのをSw子さんが目撃したそうです。
Sw子さん「ちゃんと見てますよーって言ってあげれば良かったかなあ」と言ってましたが、私もなんだか申し訳ない気持ちになりました。
計画書とか作成するのに時間と労力かかりますものね~。

しかし安心してください!見てますよ!
ちゃんと見てますしデータとして取っておいてあります。
これを機に紙では無くデータで、それも「ポータルに載せておくから各議員は勝手に見ろ」にすればいいと思います。もうじきタブレットの導入も決まりそうだし。
だってひと月で捨てる紙1メートル超えるんですもの。いや2メートルあるかも。

川崎市議会議員
小田理恵子